> For the complete documentation index, see [llms.txt](https://docs.ebrain.ai/llms.txt). Markdown versions of documentation pages are available by appending `.md` to page URLs; this page is available as [Markdown](https://docs.ebrain.ai/ebrain-documentation/ebrain-documentation-nl/vergaderingen-donna/sharing-and-settings.md).
# Notities delen en Donna-instellingen
Zodra Donna een vergadering heeft vastgelegd, bepaal jij wie die nog meer kan zien. En voordat ze ergens aan deelneemt, bepaal jij hoe en wanneer ze verschijnt. Deze pagina behandelt beide.
## Deel vergadernotities met collega's
Elk vergaderingsverslag begint als **Privé** - alleen jij (de maker) kunt het zien. Beheerders en eigenaars van het bedrijf kunnen ook alle vergaderingen in het bedrijf zien. Om anderen toe te voegen, open je de vergadering en gebruik je de **Deel** knop bovenaan de detailpagina.
{% stepper %}
{% step %}
## Open de vergadering en klik op Delen
In de **Vorige vergaderingen** lijst open je de vergadering die je wilt delen en klik je vervolgens op **Deel** om het **Toegang beheren** dialoogvenster te openen.
{% endstep %}
{% step %}
## Vind je collega
Zoek op naam of e-mailadres en voeg de gewenste personen toe. Je kunt alleen delen met **leden van je eigen bedrijf**.
{% endstep %}
{% step %}
## Kies een rol
* **Lezer** - kan de notities en het transcript lezen en exporteren.
* **Editor** - kan lezen en bewerken.
{% endstep %}
{% step %}
## Toegang op elk moment aanpassen of verwijderen
Open het dialoogvenster opnieuw om iemands rol te wijzigen of die persoon helemaal te verwijderen.
{% endstep %}
{% endstepper %}
Een label naast de vergadertitel toont de huidige status: **Privé** met een slotpictogram, of **Gedeeld met N personen** met een personenpictogram. In de vergaderlijst wordt alles wat met jou is gedeeld gelabeld als 'Gedeeld door \[naam]'.
{% hint style="info" %}
Alleen de **maker, editors en beheerders van het bedrijf** kunnen beheren wie toegang heeft. Als je alleen leestoegang hebt, is de knop Delen uitgeschakeld met de melding: 'Alleen de maker, editors en beheerders kunnen deze notities delen.'
{% endhint %}
### Exporteren en opnieuw verzenden
Elke lezer kan de notities elders gebruiken via het **Exporteer** menu bovenaan de detailpagina:
* **Downloaden als PDF**
* **Downloaden als Markdown**
* **Kopiëren naar klembord**
Als de notities van een vergadering klaar zijn, kan de e-mail met notities ook opnieuw worden verzonden. Zie voor meer over de notities zelf [Vergadernotities en transcripties](/ebrain-documentation/ebrain-documentation-nl/vergaderingen-donna/notes-and-transcripts.md).
## Donna-instellingen
Open de **Instellingen** knop op de pagina Vergaderingen om te bepalen 'Hoe en wanneer Donna aan je vergaderingen deelneemt'. Er zijn vier secties.
{% tabs %}
{% tab title="Automatisch deelnemen" %}
* **Laat Donna automatisch deelnemen aan vergaderingen** - de hoofdschakelaar die bepaalt of Donna überhaupt deelneemt. Wanneer deze aan staat, neemt ze deel aan onlinevergaderingen in je gekoppelde agenda's zonder afzonderlijke uitnodiging. De onderstaande subopties verfijnen dit.
* **Welke vergaderingen** - kies **Elke onlinevergadering** of **Alleen vergaderingen die ik organiseer**.
* **Stel Donna voor aan het begin van het gesprek** - wanneer deze aan staat, stelt Donna zich voor wanneer ze binnenkomt, zodat iedereen weet dat een notulist opneemt. Standaard uit; wanneer uit, neemt ze stil deel.
* **Korte vergaderingen overslaan** - uit, of vergaderingen korter dan 5, 10, 15 of 30 minuten overslaan. Geldt alleen voor nieuwe uitnodigingen; al geplande bots blijven staan.
**Terugkerende vergaderingen:** voor terugkerende reeksen in je komende 7 dagen kun je **Overslaan** een hele reeks overslaan (handig voor terugkerende 1-op-1's of informele gesprekken) of **Deelnemen** eraan deelnemen. Als automatisch deelnemen helemaal uit staat, moet je het eerst inschakelen om dit te gebruiken.
{% hint style="info" %}
Je kunt Donna's uitnodigingsadres altijd als gast toevoegen aan een specifiek evenement en dan neemt ze aan die vergadering deel, zelfs wanneer je hoofdschakelaar uit staat.
{% endhint %}
{% endtab %}
{% tab title="Gekoppelde agenda's" %}
Hier staan je gekoppelde Google- en Outlook-agenda's, elk met een **volgschakelaar** - Donna ziet alleen vergaderingen van de agenda's die je hier inschakelt.
Als je een agenda uitschakelt, stopt Donna met het scannen ervan en worden eventuele al geplande sessies die nog niet zijn gestart, afgebroken. Elke agenda toont ook een status: actief, in afwachting, opnieuw verbinden nodig, ingetrokken of fout.
Gebruik de **Agenda-integraties beheren** link om een agenda te verbinden of te ontkoppelen; die brengt je naar [Je accounts koppelen](/ebrain-documentation/ebrain-documentation-nl/account-en-instellingen/integrations.md).
{% endtab %}
{% tab title="Meldingen" %}
* **Stuur me een e-mail wanneer de notities klaar zijn** - stuurt een samenvatting per e-mail zodra Donna klaar is.
* **Actiepunten alleen in de e-mail** - een verkorte e-mail met alleen de toegewezen actiepunten.
* **Toon een melding in de app wanneer de notities klaar zijn** - de bel rechtsboven knippert wanneer Donna klaar is, handig als je je e-mail niet controleert.
{% endtab %}
{% tab title="Uitnodigingsadres" %}
Donna's agenda-uitnodigingsadres wordt zowel op de pagina Vergaderingen als in Instellingen getoond, met een **Kopiëren** knop. Voeg het als gast toe aan een agenda-evenement om haar aan die vergadering te laten deelnemen.
{% hint style="warning" %}
Voeg het adres toe als **vergadergast** aan een agenda-evenement. Stuur er niet rechtstreeks een e-mail naar — dat heeft geen effect.
{% endhint %}
{% endtab %}
{% endtabs %}
{% hint style="info" %}
Automatisch deelnemen, het bericht bij binnenkomst, de notitie-e-mail en de melding in de app zijn allemaal opt-in. Donna doet niets namens jou totdat je deze inschakelt.
{% endhint %}
## Hoe Donna voor andere deelnemers verschijnt
Donna neemt deel als zichtbare deelnemer met een naam (standaard "Donna - eBrain") en een afbeelding tijdens het gesprek. Deze worden centraal door eBrain ingesteld, dus hier hoef je niets te configureren. Als je **Stel Donna voor aan het begin van het gesprek**, stelt ze zich bij binnenkomst voor; anders neemt ze stil deel.
Opname is **alleen audio** - eBrain slaat nooit video op.
## Bediening per vergadering en per reeks
Je hoeft Instellingen niet te openen voor eenmalige wijzigingen. De **Aankomende vergaderingen** zijbalk (je komende 7 dagen) biedt snelle bediening:
* Een **schakelaar per vergadering**: aan betekent 'Donna neemt deel', uit betekent 'Automatisch deelnemen is uit' voor die ene vergadering. Het omzetten van een losse vergadering overschrijft je hoofdinstelling alleen voor die gelegenheid, en door het uit te zetten wordt elke Donna die daarvoor al gepland stond geannuleerd.
* **Terugkerend** vergaderingen tonen een 'Terugkerend'-label met een **Reeks overslaan / Ongedaan maken** link om de hele reeks te dempen of opnieuw in te schakelen.
* Tooltips leggen uit wat de huidige beslissing bepaalt — je hoofdschakelaar, een overschrijving per vergadering of het overslaan van een reeks.
Zie voor het volledige beeld van hoe Donna aan een gesprek deelneemt [Hoe Donna deelneemt aan je vergaderingen](/ebrain-documentation/ebrain-documentation-nl/vergaderingen-donna/how-donna-joins.md).
---
# Agent Instructions
This documentation is published with GitBook. GitBook is the documentation platform designed so that both humans and AI agents can read, navigate, and reason over technical content effectively. Learn more at gitbook.com.
## Querying This Documentation
If you need additional information that is not directly available in this page, you can query the documentation dynamically by asking a question.
Perform an HTTP GET request on the current page URL with the `ask` query parameter:
```
GET https://docs.ebrain.ai/ebrain-documentation/ebrain-documentation-nl/vergaderingen-donna/sharing-and-settings.md?ask=
```
The question should be specific, self-contained, and written in natural language.
The response will contain a direct answer to the question and relevant excerpts and sources from the documentation.
Use this mechanism when the answer is not explicitly present in the current page, you need clarification or additional context, or you want to retrieve related documentation sections.